STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
BAB
I . PENDAHULUAN
Standar
Prosedur Operasional
a. Pengertian SOP
Hampir
setiap lembaga yang ada di Indonesia bahkan di dunia ini memiliki SOP masing- masing.
Sekolah, PT, CV, lembaga pendidikan, lembaga keuangan dan lembaga – lembaga
yang lain tentu saja juga memiliki SOP. Setiap
perusahaan bagaimanapun bentuk dan apapun jenisnya, membutuhkan sebuah panduan
untuk menjalankan tugas dan fungsi setiap elemen atau unit perusahaan. Standar
Prosedur Operasional (SPO) adalah sistem yang disusun untuk memudahkan,
merapihkan dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini berisi urutan proses melakukan
pekerjaan dari awal sampai akhir.
Standard Operating Procedur atau yang lebih
terkenal disebut SOP merupakan kumpulan peraturan yang dibuat untuk mempermudah
tugas yang Anda kerjakan. Standar Operasional
Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara
kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh
hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang
serendah-rendahnya. SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau
direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di
bagian akhir
Dalam instansi
pemerintahan, SOP berfungsi untuk memudahkan para pegawai pemerintahan tersebut
bekerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya di instansinya masing – masing.
Dalam dunia perusahaan
dan industri, SOP sangat dibutuhkan supaya setiap karyawan, kepala bagian dan
pimpinan perusahaan tersebut mengetahui arah dan tujuan yang hendak dicapai.
SOP yang baik akan
akan membuahkan hasil yang baik pula. Jika saat ini Anda bekerja sebagai seorang
karyawan di sebuah perusahaan Jasa Keuangan atau koperasi simpan pinjam, maka
Anda harus menguasai beberapa SOP antara lain: Sandart Operating Prosedur Pemberian pinjaman kepada nasabah, SOP
Penyimpanan uang, SOP pendaftaran nasabah baru dan lain
sebagainya.
Berikut beberapa
pengertian SOP dari beberapa sumber buku:
1.
Standar Operasional Prosedur (SOP)
merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional
organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar (Sailendra, 2015:11).
2.
Menurut Moekijat (2008), Standar
Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan langkah-langkah (atau
pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan,
berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana
melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
3.
Menurut Tjipto Atmoko (2011),
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pekerjaan sesuai denga fungsi dan alat penilaian kinerja
instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan
prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja
yang bersangkutan.
4.
SOP atau standar operasional
prosedur adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran
yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan
dan aktor yang berperan dalam kegiatan (Insani, 2010:1).
SOP sangat
diperlukan oleh siapapun yang bekerja di kantor atau perusahaan
apapun.Penyusunan SOP setiap instansi tidak sama. Sebagai contoh, SOP yang
dimiliki oleh perusahaan konveksi tentu sangat berbeda dengan SOP yang dimiliki
oleh sebuah industri yang bergerak dibidang pembuatan makanan.
Sebab sebuah
SOP dibuat dan disusun sesuai dengan jenis bidang dan profesinya. Setiap
perusahaan, instansi dan lembaga memliki tujuan yang berbeda- beda. Untuk itu
dibutuhkan SOP yang berbeda juga.
b. Tujuan SOP
Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar
yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang
diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang baik adalah SOP yang mampu
menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru,
penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang
baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.
1. Memberikan pedoman, petunjuk, arahan secara umum dan
khusus kepada sebuah lembaga, instansi atau perusahaan dalam menjalankan tugas
pokok dan fungsinya masing-masing. Seorang pegawai pasti akan merasa bingung
ketika dia mendapat jabatan baru namun dia tidak tahu hal – hal apa yang harus
dia kerjakan, tugas – tugas apa yang harus dia selesaikan. Untuk itu, dia
memerlukan sebuah SOP yang jelas sesuai tugas dan fungsi jabatannya.
2. Menciptakan tekad yang kuat dan semangat kerja yang
tinggi. Dengan adanya sebuah Standart Operating Prosedur (SOP) yang baik, maka
setiap pegawai atau karyawan yang bekerja di perusahaan atau instansi akan
memiliki kemauan yang kuat dalam menyelesaikan tugas – tugasnya. Mereka akan
tertantang untuk menyelesaikan tuga – tugas mereka tepat waktu dan membuahkan
hasil yang baik.
3. Memperkecil kemungkinan perusahaan atau instansi
mengalami SOP disusun supaya instansi atau perusahaan dapat terhindar dari
kegagalan dan kebangkrutan.
4.
Merupakan parameter untuk menilai
mutu pelayanan.
5.
Untuk lebih menjamin penggunaan
tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.
6.
Sebagai dokumen yang akan menjelaskan
dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan
mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi
suatu instalasi tersebut dan petugas.Sebagai dokumen yang digunakan untuk
pelatihan.
7.
Sebagai dokumen sejarah bila telah
di buat revisi SOP yang baru.
C. Fungsi
SOP
1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah
dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam
bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
D. Manfaat
SOP
SOP atau yang sering disebut sebagai prosedur tetap (protap)
adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan
oleh siapa dan dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses
pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja organisasi
(instansi pemerintah) secara keseluruhan. SOP memiliki manfaat bagi organisasi
antara lain (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008):
1.
Sebagai standarisasi cara yang
dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan
dan kelalaian.
2.
SOP membantu staf menjadi lebih
mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi
keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
3.
Meningkatkan akuntabilitas dengan
mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
4.
Menciptakan ukuran standar kinerja
yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta
membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
5.
Menciptakan bahan-bahan training
yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
6.
Menunjukkan kinerja bahwa organisasi
efisien dan dikelola dengan baik.
7.
Menyediakan pedoman bagi setiap
pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan
sehari-hari.
8.
Menghindari tumpang tindih
pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
9.
Membantu penelusuran terhadap
kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses
pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.
E.
Prinsip-prinsip SOP
Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008
disebutkan bahwa penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain:
kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran,
dimanis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.
1.
Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten
dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh
jajaran organisasi pemerintahan.
2.
Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen
penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah dan
tertinggi.
3.
Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP
harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur
yang benar-benar efisien dan efektif.
4.
Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam
melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah
ditetapkan.
5.
Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai
peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai
tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu
keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan
pemerintahan.
6.
Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur
yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat
selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.
F. Keuntungan menggunakan SOP
1.
Aturan main dalam perusahaan menjadi
lebih jelas karena perusahaan memiliki acuan operasional yang baku.
2.
SOP yang baik akan menjadi pedoman
bagi pelaksana sebagai alat komunikasi dan pengawasan terhadap pekerjaan agar
dapat dilaksanakan secara efisien dan konsisten.
3.
Aktivitas operasional akan lebih
lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan
mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya
4.
Dokumen yang digunakan sudah
standar, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Terutama bila
perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan
seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi (bisa menjadi salah
satu alat training).
5.
Image perusahaan akan meningkat
karena rapi secara administrasi.
6.
Langkah kedepannya akan mempermudah
perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for
Standarization)
G. Format SOP
1.
Nama modul
2.
Tujuan
3.
Ruang lingkup
4.
Referensi/Pedoman
5.
Sarana
6.
Prosedur kerja
7.
Flowchart : menggambarkan sebuah
algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain. Diagram alir ini
akan menunjukkan alur di dalam program secara logis, dibutuhkan sebagai alat
komunikasi dan dokumentasi, digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah.
Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit, dimulai dari
satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir serta menggunakan
penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan
antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.
Kapan SOP dibuat ?
1.
Sebelum suatu pekerjaan dilakukan,
SOP harus sudah ada.
2.
Digunakan untuk menilai apakah
pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak .
3.
Saat pengujian SOP sebelum
dijalankan (1-2 bulan trial).
4.
Jika ada perubahan langkah kerja,
misal adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan
semua yang mempengaruhi lingkungan kerja.
Jenis SOP
1.
Sederhana, dengan langkah – langkah
yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan
2.
Hirarki, dengan langkah-langkah yang
rinci, panjang, konsisten
3.
Flowchart berisi banyak
keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan
Bentuk SOP
1.
Dokumen tertulis
2.
Diagram atau alur kerja (flow
chart)
Untuk siapa SOP dibuat ?
1.
SOP menjadi pedoman bagi para
pelaksana pekerjaan dalam hal ini karyawan perusahaan dari level terbawah
hingga manager. SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan secara
sendirian, pekerjaan yang dilakukan secara tim dan untuk pengawasan pekerjaan
tersebut.
2.
Manager menggunakan SOP untuk
memastikan agar setiap orang mengikuti langkah-langkah yg sama setiap kali
menjalankan prosedur
Siapa pembuat SOP ?
Idealnya pembuatan SOP ditangani oleh Departemen tersendiri
karena SOP harus selalu direview atas sistem yang sudah ada serta perlu adanya
pengembangan atas sistem tersebut. Departemen tersendiri yang menangani SOP
tersebut ditujukan untuk menjamin independensi yang mementingkan sisi
perusahaan dan internal kontrol serta mampu menjadi mediator antar departemen
agar operasional perusahaan dapat berjalan lancar.
Secara ideal SOP disusun oleh satu tim yang terdiri dari Penulis SOP (author), Pelaksana di lapangan (employee), Pengawas lapangan (supervisor), Atasan pengawas (manager).
Secara ideal SOP disusun oleh satu tim yang terdiri dari Penulis SOP (author), Pelaksana di lapangan (employee), Pengawas lapangan (supervisor), Atasan pengawas (manager).
Langkah
Dalam Menyusun SOP
1.
Melakukan
identifikasi terhadap jenis-jenis SOP yang dibutuhkan dalam perusahaan
tersebut, serta mengidentifikasi pihak-pihak mana saja yang terkait dalam
setiap SOP
2.
Membuat
SOP yang dibutuhkan. Banyak panduan SOP yang bisa dipergunakan yang pada
intinya mencakup penjelasan mengenai jenis pekerjaan serta prosedur pekerjaan
yang harus diikuti.
3.
Memberikan
SOP kepada pimpinan serta kepada semua pihak yang terkait.
4.
Menyimpan
SOP dari masing-masing pekerjaan dalam file tersendiri.
5.
Melakukan
revisi secara teratur untuk menyesuaikan dengan berbagai perubahan yang ada di
perusahaan tersebut atau disesuaikan dengan perkembangan tekhnologi atau sistem
yang ada.
Hambatan – hambatan dalam
penyusunan SOP
1. Hambatan Organisasional, misal seperti aspek dari gaya
manajemen, fleksibilitas organisasi, jumlah lapisan jabatan/panjangnya
birokrasi, Jumlah rentang kendali jabatan, pola komunikasi dalam organisasi,
kualitas SDM, dan Budaya Organisasi.
2. Hambatan Operasional, yaitu karaktersitik operasional
mencakup Jenis kegiatan, ciri-ciri produk atau jasa, Budaya Masyarakat,
Kemapanan Operasional; Keterikatan terhadap peraturan pemerintah, dan
Ukuran Operasional mencakup Kontrol Internal untuk Organisasi besar dan
operasional yang luas yang berbeda standar.
3. Hambatan Manajerial, misalnya Visi, Misi, dan strategi organisasi,
Dukungan Manajerial, Pengawasan Manajerial yaitu perubahan bisnis atau
lingkungan bisnis; dan tekanan Manajerial.
4. Hambatan Personal, misal tidak memiliki kemampuan
dalam mengikuti perubahan, tidak memiliki motivasi, dan memiliki kepentingan
pribadi
Kriteria Manual SOP
1. Spesifik, yaitu penyusunan SOP harus khas
dan detail, sesuai dengan kebutuhan organisasiPenyusunan SOP harus
dilakukan observasi terhadap organisasi secara rinci dan lengkap,
mengenai: Struktur Organisasi, struktur pengambilan keputusan, lingkup dan
cakupan bisnis atau aktivitas organisasi, kekhasan operasional, kekhususan
administratif, dan peraturan-peraturan yang mengikat.
2. Lengkap prosedur tertentu
dan lengkap untuk prosedur yang dibutuhkan.
3. Jelas dan mudah dipahami,
dapat dicerna dengan baik, Tidak menimbulkan banyak tafsiran.
4. Layak Terap (Applicable),
dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada dukungan manajemen dan
budaya organisasi.
5. Controllable,
dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur organisasi.
6. Layak Audit
7. Layak Ubah (Changeable
and flexible), mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau aktivitas) dan
perubahan lingkungan organisasi.
Pembuatan SOP
1. Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
2. Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
3. Gunakan prinsip “Ceritakan apa yang akan Anda ceritakan,
kemudian ceritakan”
4. Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik
yg harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
5. Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
6. Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk
menjalankan kegiatan
7. Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
8. Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan
kegiatan
9. Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif
10. Buat draft terlebih dahulu
11. Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa dikatakan oleh
setiap kalimat, kemudian perbaiki
12. Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika
Anda merasa bosan, maka hal yg sama akan dirasakan oleh pembaca
Kesuksesan Penerapan SOP
Kesuksesan perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek, meliputi :
Kesuksesan perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek, meliputi :
1. Support dari semua departemen, karena SOP umumnya melibatkan
banyak aktivitas lintas Departemen, maka seharusnya setiap Kepala Departemen
menmberikan support penerapan SOP tersebut di Departemen masing-masing,
memberikan pengarahan dan instruksi kepada bawahannya untuk pengaplikasian SOP.
2. Komitmen pimpinan perusahaan, karena SOP ini produk bersama
yang disusun melibatkan seluruh lapisan golongan dalam perusahaan dan disetujui
oleh para pimpinan perusahaan maka komitmen para pimpinan di perusahaan untuk
tetap menjaga kelangsungan SOP sangatlah penting dan menjadi kunci utama
keberhasilan penerapan SOP. SOP dibuat untuk dijalankan bersama dan tidak
ada perlakukan spesial untuk karyawan tertentu dalam pelaksanaannya. Bila
terdapat pengecualian maka akan dimasukan dalam hal pengecualian yang diatur
pula pelaksanaanya dalam SOP.
Setelah dibuat dan
disusun bersama, setiap orang yang ada di perusahaan atau instansi tersebut
wajib mematuhi SOP yang telah ada. Jika ada salah satu atau beberapa pegawai
yang bekerja namun tidak mematuhi Standart Operating Prosedur yang telah dibuat
maka instansi tersebut tidak akan meraih pencapaian yang maksimal.
SOP
harus dijalankan oleh siapapun dan dalam kondisi bagaimanapun. Jika ada salah
satu pegawai ynag kurang konsisten terhadap SOP, maka pimpinan harus
memberitahu dan memberikan teguran. Hal ini penting supaya, semua pekerjaan
dapat berjalan dengan lancar dan tertib.
Jika seorang karyawan tidak mau mematuhi
SOP dan berulang kali melanggar SOP, maka pihak pimpinan harus dapat bertindak
tegas dengan memberikan surat PHK atau Pemutusan Hubungan Kerja kepada karyaan
tersebut.
BAB
II . ISI
SOP
PT. INDOFOOD
PT
Indofood CBP Sukses Makmur tbk.
PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk.
merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang industri makanan dan minuman.
Perusahaan ini merupakan salah satu cabang perusahaan yang dimiliki oleh Salim
Grup dan bergerak sebagai perusahaan terkemuka dalam produksi mie instant dan
makanan olahan lain di Indonesia.
Pada awal mulanya, PT Indofood
didirikan pada tanggal 14 Agustus 1990 oleh Sudono Salim dengan nama PT
Panganjaya Intikusuma, yang kemudian pada tanggal 5 Februari 1994 dilakukan
penggabungan beberapa anak perusahaan yang berada di dalam ruang lingkup
Indofood grup, sehingga PT Panganjaya Intikusuma ini berganti nama menjadi PT
Indofood Sukses Makmur tbk. Perusahaan ini telah mengekspor produksi makanannya
hingga ke Asia, Australia, dan Eropa.
Pada beberapa dekade terakhir,
Indofood telah bertransformasi menjadi sebuah perusahaan Total Food Solutions
dengan mengadakan kegiatan operasional yang mencakup seluruh tahapan proses
produksi makanan, dimulai dari produksi dan pengolahan bahan baku hingga
menjadi produk akhir yang tersedia di pasaran.
Divisi mie instant merupakan divisi
terbesar di Indofood grup dan pabriknya tersebar di 15 kota di Indonesia. Hal
ini bertujuan agar produk yang dihasilkan cukup dan mampu untuk didistribusikan
secara merata di seluruh kota, sehingga produk dapat diterima oleh konsumen
dalam keadaan segar dan mendukung program pemerintah melalui pemerataan tenaga
kerja lokal.
Adanya permintaan yang semakin
meningkat menyebabkan PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk. mengeluarkan kebijakan
untuk meningkatkan kapasitas produksi dengan mendirikan pabrik II. Pada tanggal
5 Februari 2004, PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk. memperoleh sertifikasi dari
badan akreditasi SGS International of Indonesia. Hal ini ditunjukkan melalui
slogan yang terdapat pada logo Indofood “The Symbol of Quality Foods” atau
“Lambang Makanan Bermutu” yang mengandung konsekuensi bahwa hanya produk
bermutulah yang dihasilkan. Produk bermutu tidak hanya diproduksi dari bahan
baku pilihan, melainkan juga diproses secara higienis serta memenuhi unsur
kandungan gizi dan halal. PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk. memiliki orientasi
pasar, dimana produksi yang dilakukan oleh perusahaan disesuaikan dengan
kebutuhan kosumen, baik dalam segi kuantitas maupun kualitas produk.
a. Visi dan Misi Company
Visi PT Indofood CBP Sukses Makmur
tbk. adalah “Menjadi perusahaan yang dapat memenuhi kebutuhan pangan dengan
produk bermutu, berkualitas, aman untuk dikonsumsi, dan menjadi pemimpin di
industri makanan”.
Misi PT Indofood CBP Sukses Makmur
tbk. adalah “Menjadi perusahaan transnasional yang dapat membawa nama Indonesia
di bidang industri makana
b. Struktur Organisasi
Struktur organisasi PT Indofood CBP
Sukses Makmur tbk. adalah Struktur Unit Bisnis Strategi (SBU) karena PT
Indofood mengelompokkan divisi-divisi yang sama ke dalam wewenang dan tanggung
jawab untuk setiap unit kepada seorang kepala divisi yang secara langsung
memberikan laporan kepada direktur eksekutif. Berikut merupakan struktur
organisasi PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk. :
1.
Direktur Utama
Perseroan dipimpin oleh seorang
direktur utama yang dibantu oleh delapan angota direksi lainnya dalam mengelola
usaha perseroan. Direktur utama bertanggung jawab dalam mengembangkan arahan
strategis perseroan dan memastikan bahwa seluruh target dan tujuan dapat
tercapai.
2.
Direksi
Direksi bertugas untuk membantu
Direktur Utama dalam mengelola usaha perseroan.
3.
Dewan Komisaris
Dewan Komisaris memiliki tugas utama
untuk mengawasi direksi dalam menjalankan kegiatan dan mengelola perseroan.
4.
Komite Audit
Komite Audit dibentuk dan disusun
untuk memenuhi ketentuan dalam peraturan Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga
Keuangan. Misi Komite Audit adalah membantu Dewan Komisaris PT Indofood CBP
Sukses Makmur tbk. dalam menjalankan peran pengawasan dengan mengkaji laporan
keuangan perseroan.
5.
Audit Internal
Audit internal bertanggung jawab untuk
mengevaluasi efektifitas sistem pengendalian internal Indofood, memastikan
bahwa seluruh prosedur telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dan tepat
waktu, serta memastikan reliability informasi operasional dan keuangan serta
kepatuhan atas ketentuan dan kebijakan perseroan. Di samping itu, Audit
Internal juga bertanggung jawab kepada direksi dan bertugas untuk melaksanakan
audit dan mengawasi operasi perseroan untuk memberikan keyakinan bahwa
pengelolaan di semua tingkatan telah dilaksanakan secara baik. Audit Internal
secara berkala disampaikan kepada anggota komite audit direksi.
6.
Sekretaris Perusahaan
Sekretaris Perusahaan bertugas
sebagai penghubung antara perseroan dengan institusi pasar modal, pemegang
saham, dan masyarakat. Sekretaris Perusahaan juga bertanggung jawab untuk
memastikan kepatuhan pada peraturan dan ketentuan pasar modal, memberikan saran
kepada direksi tentang perubahan peraturan, serta mengatur pertemuan direksi.
7.
Manajemen Operasional
Setiap Manajer Operasional
bertanggung jawab kepada direksi atas setiap kegiatan operasional perusahaan,
mengkoordinir kegiatan operasional, serta sebagai penentu kebijakan
operasional. Divisi pada Manajemen Operasional antara lain adalah Divisi
Mie Instan, Divisi Packaging, Divisi Dairy, Divisi Nutrisi dan
Makanan Khusus, Divisi Snack Foods, Divisi Food
Seasonings, Divisi Internasional, Divisi Bogasari, Divisi
Agribisnis, dan Divisi Distribusi.
8.
Manajemen Korporasi
Setiap Manajemen Korporasi memiliki
fungsi masing-masing sebagai pengelola kegiatan perseroan. Divisi pada
Manajemen Korporasi antara lain adalah Divisi Treasury, Divisi
Controller, Divisi Central Marketing, Divisi Corporate
Purchasing, Divisi Investor Relations and Corporate Secretary, Divisi
CHR and CPR, Divisi Legal, Divisi Corporate Internal
Audit, Divisi Research and Development, dan Divisi Information
Technology.
9.
Investor Relations
Investor Relations memiliki tanggung
jawab utama untuk mengkomunikasikan secara proaktif kinerja keuangan perseroan
maupun informasi lainnya secara konsisten dan transparan kepada analisis maupun
investor.
10.
Pengendalian Internal dan Manajemen
Resiko
Manajemen Indofood bertanggung jawab
dalam pembentukan dan penerapan pengendalian internal yang memadai, perkiraan
resiko, dan pengelolaan resiko melalui sistem yang dirancang untuk memberikan
keyakinan yang memadai bagi manajemen dan direksi.
c. Standard Operating Procedure
(SOP)
- Deskripsi
PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk.
mengelola seluruh tahapan proses produksi makanan, dimulai dari produksi dan
pengolahan bahan baku hingga menjadi produk akhir yang siap untuk dijual kepada
konsumen. SOP Proses Bisnis PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk. adalah
sebagai berikut :
1.
PT Indofood memiliki perkebunan yang
bekerja sama dengan para petani untuk mengelola hasil pertanian atau perkebunan
yang akan dijadikan sebagai bahan baku untuk memproduksi berbagai produk.
2.
Hasil dari pertanian atau perkebunan
tersebut kemudian diolah menjadi bahan baku yang siap untuk diproduksi di
pabrik Indofood, sehingga menjadi produk jadi yang siap untuk dipasarkan.
3.
Di pabrik Indofood, produksi semua
bahan baku diolah sebaik mungkin agar menjadi produk yang berkualitas tinggi.
Di pabrik Indofood tidak hanya terdapat kegiatan produksi, namun juga kegiatan
research yang berfungsi untuk mengendalikan komposisi-komposisi yang digunakan
dengan cara mengambil sampel secara random dan menelitinya dalam sebuah ruangan
laboratorium untuk memastikan bahwa produk tersebut telah layak untuk
dipasarkan sebagai produk yang berkualitas.
4.
Pengemasan dilakukan di dalam pabrik,
dimana semua bahan baku yang telah diolah dan menjadi produk jadi kemudian
disortir ke dalam ruangan pengemasan. Selanjutnya, tenaga kerja yang memiliki
kemampuan tinggi akan mengemas produk secara cepat dan baik.
5.
Distribusi merupakan komponen utama dalam
kegiatan operasional PT Indofood sebagai perusahaan Total Food Solutions. PT
Indofood tidak memiliki gudang penyimpanan di dalam pabriknya. Setiap delapan
jam sekali, produk jadi yang telah dikemas langsung didistribusikan kepada
outlet ritel atau pasar tradisional. Melalui jaringannya yang luas, PT Indofood
menjamin pendistribusian produk ke wilayah-wilayah dilakukan secara baik dan
dalam waktu sesingkat mungkin, serta ketersediaan produk-produk Indofood di
hampir seluruh pelosok nusantara.
6.
Pada tahap akhir, produk yang telah
didistribusikan dari pabrik kini telah tersedia di outlet ritel serta pasar
tradisional yang berada di setiap wilayah. Kegiatan transaksi jual beli dapat
dengan mudah terjadi, karena sistem pendistribusiannya yang luas sehingga memudahkan
konsumen untuk menemukan produk Indofood.
- Flow Diagram
SOP Proses Bisnis PT Indofood CBP
Sukses Makmur tbk. dapat digambarkan dalam Flow Diagram sebagai berikut :
BAB III . PENUTUP
Kesimupulan
Setiap bisnis atau usaha tentunya memiliki
rangkaian proses pada tiap pekerjaan. Proses pada pekerjaan ini harus dirancang
dan dikembangkan dengan baik. Hal ini untuk menghindari kecelakaan atau
kerusakan selama pekerjaan itu dilaksanakan. Untuk itu perlu dibuat suatu
prosedur tetap yang bersifat standar, sehingga siapa saja, kapan saja dan
dimana saja dilakukan langkah-langkahnya tidak berubah. Prosedur ini dirasa
perlu apalagi dengan perkembangan perusahaan dan kompleksitas bisnis serta
dinamika yang ada. Prosedur yang bersifar standar itu juga sebagai tindakan
antisipasi agar sumber daya manusia (karyawan) baik yang baru maupun yang lama
dapat menjalani pekerjaan mereka sesuai prosedur.
Intinya, SOP mengatur bagaimana
proses pekerjaan dilakukan, siapa yang harus mengerjakan, siapa yang
bertanggung jawab, siapa yang memberi persetujuan, kapan dilakukan, dokumen apa
yang harus disiapkan dan keterangan pendukung lainnya. Pada dasarnya, SOP
merupakan sebuah alat manajemen untuk membuat keseragaman pola bisnis,
keseragaman pola kerja dan keseragaman kualitas dari sebuah proses atau produk
yang akan dibuat atau laksanakan. SOP sangat dibutuhkan dalam perusahaan
sebagai pedoman dalam melakukan suatu proses pekerjaan. Bisa dibayangkan, tanpa
pedoman yang baku (SOP) tentunya akan menimbulkan kebingungan di antara
karyawan. Permasalahan yang ada dapat saja tidak hanya terjadi satu atau dua
kali, namun muncul berulang-ulang. Karyawan maupun pimpinan yang sudah sibuk
dengan pekerjaan masing-masing biasanya tidak memiliki cukup waktu untuk mengurusi
problem yang terjadi di dalam unit bisnisnya. Padahal, problem yang selalu
terjadi berulang-ulang, dapat disebabkan adanya kesalahan dalam prosedur kerja
dan hal itu hanya dapat diperbaiki dengan cara
mendesain ulang SOP yang sudah ada. Pentingnya SOP
membuat perencanaan dan pembuatan SOP yang baik sangat dibutuhkan demi membawa
perusahaan ke arah yang lebih baik.
Daftar Pustaka
Comments
Post a Comment